Programma van Eisen
Om u op weg te helpen waaraan ons hoofdprogramma IBV voldoet staat hieronder een Programma van Eisen.
Conversie (zal deels maatwerk zijn, als gevolg van coderingconversie), mogelijkheid om:
- gegevens in te lezen vanuit: Ibis-Main, O-prognose, Stravis, Planon, Vabi en Excel.
- output voor Tobias AEX, NCCW, SAP, VABI, Epaview, Twinq, Planon.
Basis
- Centrale database voor basisbestanden, zoals:
- basiscodering;
- beleidscoderingen;
- calculatieregels;
- complexgegevens;
- gewenste kwaliteit per complex
- Aansluiting en communicatie tussen de verschillende modulen.
- Mogelijkheid om de basis calculatieregels per vakgroep te indexeren.
- Mogelijkheid voor het aanleggen van een documentendossier per complex/object.
- Mogelijkheid om een complexdossier van de verschillende rapporten in één keer te genereren.
- Mogelijkheid voor portefeuille-overzichten.
- meegeleverd basisbestand (bibliotheek) met:
- elementen
- bouwdelen
- maatregelen met:
- eenheidsprijs
- cyclus
- BTW code
- arbeidsnorm
- vrije labels
- deelcalculatie
- extra teksten
Conditiemeting, mogelijkheid om:
- lege inspectieformulieren te maken.
- de conditiemeting met een tablet uit te voeren of te actualiseren.
- het gebrek te onderbouwen met tekst en foto’s.
- per complex inzicht te geven in de conditie ten opzichte van de gewenste kwaliteit.
- de conditiemeting te koppelen aan de onderhoudsmaatregel en die te voorzien van financiële onderbouwing o.b.v. de eenheidsprijzen en correctiefactor
- per complex inzicht te geven in de verschillen tussen verschillende metingen.
- de te inspecteren gebouwonderdelen samen met de eenheidsprijs vanuit de basis calculatieregels op het opnameformulier te hebben, zodat een zinnige uitspraak gedaan kan worden over mogelijk door te voeren correctiefactoren. Te onderbouwen met tekst.
- inspectierapportages te maken op basis van de uitgevoerde conditiemeting. Hier zijn de volgende zaken in opgenomen; complex, gebouwonderdeel, gebrek, intensiteit, omvang, conditiescore, risicomatrix (aspect/prioriteit), foto’s en tekstuele onderbouwing.
Meerjarenbegroting, mogelijkheid om:
- Begroten op zowel complexniveau als VHE-niveau
- handmatig een meerjaren onderhoudsbegroting op te stellen en actualiseren.
- vanuit conditiemeting, een meerjaren onderhoudsbegroting op te stellen.
- zelfstandig meerjaren onderhoudsregels toe te voegen, zonder dat deze een relatie hebben met een conditiemeting.
- meerjaren onderhoudsregels te muteren die een relatie hebben met de conditiemeting.
- meerjaren onderhoudsregels te voorzien van onderliggende teksten.
- meerjaren onderhoudsregels te onderbouwen met eenheden en deelcalculaties.
- meerjaren onderhoudsregels te voorzien van startjaren, cycli en stopjaren.
- meerjaren onderhoudsregels te voorzien van beleidscoderingen.
- meerjaren onderhoudsregels te voorzien van hoog of laag btw coderingen.
- per meerjaren onderhoudsregel inzicht te geven in totale hoeveelheid en activiteithoeveelheid.
- meerjaren onderhoudsregels per productgroep in de planning op elkaar af te stemmen (clusteren) om effectiviteit en efficiency te waarborgen.
- verschilanalyses te doen door verschillende meerjarenbegrotingen naast elkaar te leggen, inclusief onderbouwing van de verschillen.
- scenario's te genereren op basis van conditiemeting en gewenste kwaliteit.
- mogelijkheid om back-ups te maken om bij fouten ergens op terug te kunnen vallen.
- een vastgestelde meerjarenbegroting te archiveren/blokkeren en verder te gaan met een werkbestand.
- na vaststelling van de meerjarenbegroting, het eerste jaar af te splitsen voor de uitvoering van het jaarplan.
- Import voor liftbestanden van adviseur
- vanuit de meerjarenbegroting op verschillende niveaus, per verschillende productgroepen en op verschillende beleidscoderingen, rapportages te maken:
- inclusief BTW (hoog en laag);
- exclusief BTW;
- een looptijd van 10,20 of 50 jaar;
- Bedragen afgeschermd.
Jaarbegroting, mogelijkheid om:
- de jaarbegroting te bewaken om tijd, organisatie, kwaliteit, informatie en geld.
- activiteiten te clusteren.
- clusters te clusteren (supercluster).
- clusters aan te besteden en te gunnen.
- facturatiebeheer.
- vanuit het jaarplan diverse uitdraaien te maken die nodig zijn bij de bewaking van een jaarplan.
Contractenbeheer leveranciers, mogelijkheid om:
- vastlegging van de looptijd
- vastlegging van proefperiode voorafgaand aan contract
- vastlegging van opzegterijn
- alarmering vóór de opzegtermijn
- planning van de contractactiviteiten (niet zijnde MJOB)
- koppeling naar MJOB
- koppling aan meerdere complexen
- Facturenimport module
- overzicht van alle contracten over de gehele portefeuille
- overzicht van contracten per complex
- overzicht van de complexen per contract
- overzicht van leveranciers per complex
- overzicht van complexen per leverancier
Exports, mogelijkheid om:
- zelfstandig uitdraaien/rapportages te maken, zowel op papier als naar Excel, Word of PDF.
Gebruikers, mogelijkheid om:
- verschillende rechten toe te kennen aan verschillende gebruikers, bijvoorbeeld:
- superuser; krijgt alle rechten.
- conditiemeting; krijgt rechten voor bijvoorbeeld het invoeren van conditiemetingen, het opstellen van onderhoudsregels en het doorvoeren hiervan in de meerjarenbegroting.
Support en ondersteuning, mogelijkheid om:
- invloed te hebben op de ontwikkelingen van het programma.
- maatwerk te verzorgen als het gaat om speciale wensen.
- eventueel support te ontvangen buiten de "normale" kantooruren.
- ondersteuning op lokatie te krijgen.
Programma van Eisen
